Privacybeleid van TwoMail.

Laatst bijgewerkt: 13 augustus 2026

1. Wie zijn wij?

TwoMail is een zakelijke softwaredienst van twoScript vof. Voor de verwerkingen waarbij wij zelf het doel en de middelen bepalen, is twoScript vof de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Wanneer zijn wij verantwoordelijke of verwerker?

Voor gegevens van websitebezoekers, zakelijke contactpersonen, accounthouders, leveranciers en onze eigen administratie bepalen wij doorgaans zelf waarom en hoe wij gegevens gebruiken. Wij zijn dan verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een klant contactpersonen, ontvangers, lijsten, segmenten, templates of campagnegegevens in TwoMail verwerkt, bepaalt die klant doorgaans het doel en de middelen. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerken die gegevens als verwerker. De afspraken daarover horen in een verwerkersovereenkomst. Verzoeken van ontvangers over een campagne kunnen wij daarom moeten doorsturen naar de betreffende klant.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Website en technisch gebruik

• IP-adres, datum en tijd, opgevraagde URL, browser-/apparaatinformatie en technische server- of beveiligingslogs.
• Een lokale toestemmingskeuze voor analytics. Deze keuze wordt in de browser opgeslagen zodat wij jouw voorkeur onthouden.
• Na toestemming: gebruiksgegevens zoals bezochte pagina's, sessiegegevens en interacties die via Google Analytics worden gemeten.

Contact, demo en zakelijke relatie

• Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie en de inhoud van correspondentie.
• Offertes, afspraken, contract-, factuur- en betaaladministratie.
• Supportvragen, technische context en communicatie over incidenten of wijzigingen.

TwoMail-account en platformgebruik

• Accountgegevens, gebruikersrol, tenant- of klantkoppeling, inlog- en beveiligingsinformatie.
• Instellingen voor afzenders, verzenddomeinen, SMTP en DNS, voor zover deze informatie tot een persoon herleidbaar is.
• Contactgegevens die een klant invoert of importeert, zoals naam, e-mailadres, tags, custom fields, consentstatus en inschrijvingsbron.
• Campagne- en eventgegevens, waaronder ontvangers, verzending, delivery, fouten, opens, clicks, bounces en afmeldingen.
• Audit-, queue- en beveiligingslogs die nodig zijn voor werking, diagnose en misbruikpreventie.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens in TwoMail. Klanten mogen zulke gegevens alleen verwerken wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is en wanneer daar passende afspraken en beveiligingsmaatregelen voor bestaan.

4. Waarom verwerken wij gegevens?

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dat belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op deze grondslag.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij geven gegevens alleen door wanneer dat nodig is voor de dienst, op instructie van een klant, voor een wettelijke verplichting of met geldige toestemming. Ontvangers kunnen vallen in deze categorieën:

• hosting-, infrastructuur-, back-up- en beveiligingsleveranciers;
• SMTP- en e-mailleveranciers, waaronder een door de klant gekozen eigen SMTP-dienst;
• leveranciers voor support, administratie en zakelijke communicatie;
• Google Analytics, maar alleen nadat een websitebezoeker analytics accepteert;
• overheidsinstanties of professionele adviseurs wanneer dit wettelijk nodig is.

Met verwerkers maken wij passende contractuele afspraken. Als een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte persoonsgegevens verwerkt, gebruiken wij een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, wanneer de AVG dat vereist. Informatie over relevante subverwerkers is op verzoek beschikbaar.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren wij de volgende criteria:

• contact- en offertegegevens zolang een aanvraag loopt en daarna zolang dit redelijk nodig is voor opvolging, bewijs of het aangaan van een overeenkomst;
• account- en platformgegevens tijdens de overeenkomst en daarna volgens de beëindigings-, export- en verwijderafspraken in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst;
• factuur- en administratiegegevens gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn;
• support-, beveiligings- en auditlogs zolang zij nodig zijn voor diagnose, beveiliging, bewijs of afhandeling van een incident;
• analyticsgegevens volgens de bewaartermijn die in de gebruikte Google Analytics-property is ingesteld;
• back-ups volgens de back-upcyclus, waarna gegevens door overschrijving worden verwijderd.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer een wettelijke plicht, geschil, fraudeonderzoek of beveiligingsincident dat vereist. Waar mogelijk verwijderen of anonimiseren wij gegevens daarna.

7. Cookies, lokale opslag en Google Analytics

De website gebruikt functionele technieken die nodig zijn voor werking en beveiliging. Voor de analyticskeuze gebruiken wij lokale browseropslag met de sleutel twomail_analytics_consent_v1. Deze keuze bevat geen naam of e-mailadres.

Als in WordPress een Google Tag ID is ingesteld, tonen wij een keuze voor Google Analytics. De Google-tag wordt pas geladen nadat je analytics accepteert. Bij weigeren laden wij de tag niet.

In de tag die dit thema laadt, staan advertentieopslag, Google Signals en advertentiepersonalisatie uit. De instellingen in de Google Analytics-property moeten hiermee in overeenstemming blijven. Lees voor meer informatie het privacybeleid van Google.

8. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en het risico van de verwerking. Hieronder vallen onder meer toegangsbeperking, rollen, tenantgebonden gegevens, beveiligde verbindingen, logging, back-ups en beheer van SMTP- en domeininstellingen. Geen systeem is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik of een datalek, meld dit dan zo snel mogelijk via info@twomail.nl.

9. Welke privacyrechten heb je?

Afhankelijk van de situatie heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking.

Stuur een verzoek naar info@twomail.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen een maand. Gaat je verzoek over een e-mailcampagne van een TwoMail-klant, neem dan eerst contact op met de afzender; wij ondersteunen de klant waar nodig bij de afhandeling.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en kinderen

Wij gebruiken de website en onze eigen klantadministratie niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. TwoMail is een zakelijke dienst en niet gericht op kinderen. Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid wanneer zij via hun campagnes gegevens van minderjarigen verwerken.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienst, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij klanten via een passend kanaal.