Contactlijsten beheren
Een bruikbare e-maillijst bevat meer dan adressen. Met actuele contactdata, een duidelijke inschrijvingsbron en correcte statussen voorkom je fouten en leg je de basis voor relevante campagnes.
Probleem
Contactbestanden raken snel versnipperd over spreadsheets, formulieren en losse exports. Daardoor ontstaan dubbele adressen, ontbreekt context over de herkomst en kunnen afgemelde of gebouncete contacten onbedoeld opnieuw in een selectie terechtkomen.
Oplossing
TwoMail houdt contacten tenant-gebonden en brengt lijsten, tags, custom fields, consent, inschrijvingsbron, unsubscribe-status en bouncestatus samen. CSV-import en export helpen bij migratie en periodieke controle, terwijl dubbele e-mailadressen per klantomgeving worden voorkomen.
TwoMail in beeld
Het dashboard is het vaste vertrekpunt voor contacten, lijsten, templates, campagnes en verzendinstellingen.
Voorbereiding
Een goede import begint buiten de e-mailtool. Bepaal eerst welke kolommen je echt nodig hebt en verwijder gegevens waarvan de betekenis niet duidelijk is. Een adres zonder bekende bron of actuele status is moeilijk verantwoord te gebruiken en levert weinig bruikbare segmentatie op.
Bewaar minimaal het e-mailadres en voeg alleen velden toe die een concreet doel hebben, zoals voornaam, bedrijfsnaam, klanttype of interesse. Leg toestemming, inschrijvingsbron en bestaande afmeldingen apart vast. Een CSV-bestand is een overdrachtsformaat, geen bewijs dat ieder adres benaderd mag worden.
Structuur
Het contact is het centrale profiel. Een lijst groepeert contacten voor een herkenbaar doel, bijvoorbeeld productupdates, klanten of een evenement. Tags en custom fields voegen context toe die je later kunt gebruiken bij selectie en personalisatie.
Houd de structuur klein genoeg om te begrijpen. Tien bijna gelijke lijsten veroorzaken sneller fouten dan een beperkt aantal duidelijke lijsten met consistente kenmerken. Spreek daarom af wie lijsten mag aanmaken, welke naamgeving je gebruikt en wanneer een lijst kan worden gearchiveerd.
Onderhoud
Contactbeheer stopt niet na de import. Controleer voor verzending of de gekozen lijst past bij het onderwerp en kijk na afloop naar fouten, bounces en afmeldingen. Een harde bounce is een signaal dat een adres niet opnieuw moet worden gebruikt; een afmelding moet in volgende selecties gerespecteerd blijven.
TwoMail kan bounce-events verwerken en een contact als gebounced markeren. Afmeldingen en voorkeurswijzigingen worden eveneens als status en event bijgehouden. Exporteer periodiek voor een controle of migratie, maar voorkom dat een oude export later actuele statussen overschrijft.
Veelgestelde vragen
Ja. TwoMail ondersteunt CSV-import en controleert daarbij de contactlimiet van het actieve pakket. Bereid kolommen, statussen en herkomst vooraf zorgvuldig voor.
Dubbele e-mailadressen worden per tenant voorkomen. Controleer een bronbestand toch vooraf, omdat verschillende schrijfwijzen of verouderde gegevens inhoudelijk nog steeds dubbele profielen kunnen opleveren.
Een lijst is een beheerde groep contacten met een herkenbaar doel. Een segment gebruik je om een doelgroep voor een campagne te selecteren. Welke structuur het best past, hangt af van je data en campagneproces.
Let minimaal op consent of andere geldige grondslag, inschrijvingsbron, unsubscribe-status en bouncestatus. Deze gegevens helpen voorkomen dat ongeschikte adressen opnieuw worden geselecteerd.
Ja. TwoMail ondersteunt export van contacten. Gebruik exports voor controle of migratie en behandel bestanden met persoonsgegevens volgens je eigen beveiligings- en bewaarbeleid.
TwoMail bekijken
Bronnen
